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Noções Básicas de Almoxarifado, Estoque, Transporte de Materiais.

http://www.masparaqueserve.com.br/2017/10/nocoes-de-almoxarifado-estoque.html

Autor: Sergio Lopes de Souza Junior


Noções Básicas de Almoxarifado


  • Histórico dos Almoxarifados Primitivos
O almoxarifado se constituía em um depósito, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando mão-de-obra desqualificada.

Com o tempo surgiram sistemas de manuseio e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade, maior segurança nas operações de controle e rapidez na obtenção das informações.

O termo Almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe que significa " depositar".

  • Conceituação
Almoxarifado é o local destinado à guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna acondicionados à política geral de estoques da empresa.

O almoxarifado deverá:
  1. assegurar que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessário;
  2. impedir que haja divergências de inventário e perdas de qualquer natureza;
  3. preservar a qualidade e as quantidades exatas;
  4. possuir instalações adequadas e recursos de movimentação e distribuição suficientes a um atendimento rápido e eficiente;
Depositar materiais em um almoxarifado é o mesmo que depositar dinheiro em um banco
Portanto pode-se comparar o esquema de funcionamento do almoxarifado ao de um banco, conforme esquema abaixo :

BANCO ALMOXARIFADO
Entrada para estoque
Ficha de depósito bancário
Nota fiscal de compra
Saída do estoque
Cheque
Requisição de material

  • Eficiência do Almoxarifado
A eficiência de um almoxarifado depende fundamentalmente :
  1. da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente aumento do número das viagens de ida e volta;
  2. do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas;
  3. da melhor utilização de sua capacidade volumétrica;
  • Organização do Almoxarifado
O organograma funcional do almoxarifado está demonstrado na figura abaixo :
Analisando o organograma funcional de um almoxarifado podemos resumir as suas principais atribuições :
  1. Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa;
  2. Entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa;
  3. Manter atualizados os registros necessários;
Vamos analisar os setores componentes da estrutura funcional do almoxarifado :
  • CONTROLE :
Embora não haja menção na estrutura organizacional do almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição.
O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram à disposição em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.
  • RECEBIMENTO
As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil.
O recebimento compreende quatro fases :
  1. 1a fase : Entrada de materiais;
  2. 2a fase : Conferência quantitativa;
  3. 3a fase : Conferência qualitativa;
  4. 4a fase : Regularização
  • ARMAZENAGEM
A guarda dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da arrumação.


FASES DESCRIÇÃO

1A FASE
Verificação das condições de recebimento do material;

2A FASE
Identificação do material;

3A FASE
Guarda na localização adotada;

4A FASE
Informação da localização física de guarda ao controle;

5A FASE
Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento;

6A FASE
Separação para distribuição;

  • DISTRIBUIÇÃO
Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas.
  • DOCUMENTOS UTILIZADOS
Os seguintes documentos são utilizados no Almoxarifado para atendimento das diversas rotinas de trabalho :
  1. Ficha de controle de estoque (para empresas ainda não informatizadas) : documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio da anotação das quantidades de entradas e saídas, visando o seu ressuprimento;
  2. Ficha de Localização (também para empresas ainda não informatizadas) : documento utilizado para indicar as localizações, através de códigos, onde o material está guardado;
  3. Comunicação de Irregularidades : documento utilizado para esclarecer ao fornecedor os motivos da devolução, quanto os aspectos qualitativo e quantitativo;
  1. Relatório técnico de inspeção : documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do fornecedor;
  1. Requisição de material : documento utilizado para a retirada de materiais do almoxarifado;
  1. Devolução de material : documento utilizado para devolver ao estoque do almoxarifado as quantidades de material porventura requisitadas além do necessário;


PERFIL DO ALMOXARIFE
O material humano escolhido deve possuir alto grau de sentimento de honestidade, lealdade, confiança e disciplina.

RECEBIMENTO
  • Conceituação
Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa.
As atribuições básicas do Recebimento são :
  1. coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais;
  2. analisar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada;
  3. controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos;
  4. proceder a conferência visual, verificando as condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos;
  5. proceder a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;
  6. decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso;
  7. providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor;
  8. liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado;
A análise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a função em quatro fases :
1a fase - entrada de materiais ;
2a fase - conferência quantitativa;
3a fase - conferência qualitativa;
4a fase - regularização;
  • 1a fase - Entrada de Materiais :
A recepção dos veículos transportadores efetuada na portaria da empresa representa o início do processo de Recebimento e tem os seguintes objetivos :
  • a recepção dos veículos transportadores;
  • a triagem da documentação suporte do recebimento;
  • constatação se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa;
  • constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega contratual;
  • constatação se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal;
  • cadastramento no sistema das informações referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento;
  • o encaminhamento desses veículos para a descarga;
As compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operações de análise de avarias e conferência de volumes é o "Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga", que é emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada.

As divergências e irregularidades insanáveis constatadas em relação às condições de contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatação das avarias é feito através da análise da disposição das cargas, da observação das embalagens, quanto a evidências de quebras, umidade e amassados.

Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao Almoxarifado. Para efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepção é voltada para a conferência de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. Para a descarga do veículo transportador é necessária a utilização de equipamentos especiais, quais sejam : paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes.

O cadastramento dos dados necessários ao registro do recebimento do material compreende a atualização dos seguintes sistemas :
  • Sistema de Administração de Materiais e gestão de estoques: dados necessários à entrada dos materiais em estoque, visando ao seu controle;
  • Sistema de Contas a pagar : dados referentes à liberação de pendências com fornecedores, dados necessários à atualização da posição de fornecedores;
  • Sistema de Compras : dados necessários à atualização de saldos e baixa dos processos de compras;
  • 2a fase - Conferência Quantitativa;
É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente à recebida. A conferência por acusação também conhecida como " contagem cega " é aquela no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada a posteriori por meio do Regularizador que analisa as distorções e providencia a recontagem.
Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando os seguintes métodos :
  • Manual : para o caso de pequenas quantidades;
  • Por meio de cálculos : para o caso que envolvem embalagens padronizadas com grandes quantidades;
  • Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças como parafusos , porcas, arruelas;
  • Pesagem : para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita através de balanças rodoviárias ou ferroviárias;
  • Medição : em geral as medições são feitas por meio de trenas;

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